Studienbüro
Verantwortlichkeiten
Studienkoordination & Studierendenmobilität
Die Studienkoordination ist bei Fragen und Problemen der Studienorganisation Ansprechpartner für Lehrende und Studierende gleichermaßen. Sie zeichnet verantwortlich für die Planung und Durchführung der Moduleinschreibung in jedem Semester. Außerdem ist sie Teil der administrativen Vorbereitung des Bewerbungsverfahrens in den Masterstudiengängen. Zusätzlich gibt es einen Studiengangsmanager für die internationalen Studiengänge unserer Fakultät in AlmaWeb. Ebenfalls steht Ihnen die Studienkoordination bei Fragen rund um den Studierendenaustausch an der Fakultät zur Verfügung.
Curricularmanagement
Die Curricularmanagerinnen unserer Fakultät kümmern sich in enger Zusammenarbeit mit den Instituten um die Weiterentwicklung und die Qualitätssicherung der Studiengänge an der Fakultät. Dazu gehört unter anderem die Begleitung der Novellierungs- und Neueinrichtungsprozesse von Studiengängen, die Unterstützung der Fächer der Fakultät im Lehrberichtsverfahren sowie im Prozess der internen Zertifizierung oder Programmakkreditierung ebenso wie die Koordination von Kooperationen mit anderen Fakultäten.
Prüfungsmanagement
Das Prüfungsmanagement ist zuständig für alle Dokumente, die im Kontext von Prüfungen und Prüfungsnachweisen erstellt werden. Die Aufgaben umfassen unter anderem:
- die Ausgabe des Transcript of Record (Übersicht bisher erbrachter Leistungen)
- die Anmeldung von Abschlussarbeiten
- das Ausstellen der Zeugnisse
- Informationen zur Notenverbuchung, Prüfungsterminen, Wiederholungsprüfungen
- Ausstellung für das BAföG über erbrachte Leistungen
Evaluation
Die Referentin für Evaluation steht Ihnen bei folgenden Anliegen zur Seite:
- Evaluation von Lehrveranstaltungen
- Evaluation von Studiengängen, Studierendenbefragung
- Evaluationsberichte im Rahmen des Qualitätssicherungskonzeptes der Fakultät
- Beratung bei der Konzeption evaluativer Anteile in Drittmittelvorhaben
Projekte des Studienbüros
Das Studienbüro zeichnet sich in seiner Herangehensweise durch seinen akademischen Anspruch, die Nähe zu den Fächern und die innovative und offene Perspektive auf alle Bereiche von Studium und Lehre aus. Eine wichtige Rolle spielen dabei die Anbindung an die akademische Lehre, die Vernetzung innerhalb der Universität, das Verständnis für Internationalisierung und die Möglichkeit des Einbezugs in einschlägige internationale Drittmittelprojekte. Einen Überblick über Projekte des Studienbüros wollen wir Ihnen heir geben.
Projektdauer:
Seit 2015
Finanzierung:
Haushaltsmittel der Universität Leipzig und des Freistaates Sachsen
Partner:
- Prorektor für Bildung und Internationales der Universität Leipzig
- Academic Lab der Universität Leipzig
Zielsetzung:
- Einführung einer Anlaufstelle zur peer-to-peer Beratung für Studierende bei Fragen zum Studium und zur Studienorganisation
- Steigerung des Studienerfolges
- Entlastung des Studienbüros, der Studienfachberatung und der Erasmusfachkoordination an den Instituten
Aktivitäten:
-
Seit 2015
- Einrichtung des Helpdesk mit vier Hilfskräften und Ausstattung eines Büros mit Arbeitsplätzen und der Möglichkeit für Sprechstunden für Studierende
- Aktive Unterstützung bei den Moduleinschreibungen inkl. Aufbereitung der Teilnehmerlisten für die Lehrenden -
Seit 2016
- Unterstützung der Institute und des Studienbüros bei der Prüfung der eingereichten Unterlagen zu Bewerbungen für Masterstudiengänge
- Beratung von Studieninteressierten zu den Studiengängen der Fakultät
- Präsentation des Helpdesk für Studieninteressierte zum Studieninformationstag und für Studienanfänger:innen zu den Einführungswochen -
Seit 2017
- Beratung zum Studienstart für Incomingstudierende
- Unterstützung bei der Durchführung der Modul- und Lehrveranstaltungsevaluation an der Fakultät -
Seit 2020
- Ausweitung des Beratungsangebotes auf digitale Sprechstunden
- Einführung von digitalen Tutorien zum Studienstart und zum Tag der offenen Tür -
Seit 2021
- Unterstützung von Incomingstudierenden bei der Moduleinschreibung und persönliche Beratung internationaler Studierender zur Studienorganisation
Ergebnisse:
- Etablierung des Helpdesk als erste Anlaufstelle für Studierende bei Fragen zur Studienorganisation an der Fakultät
- Hervorragende Ergebnisse zum Nutzungsverhalten des Helpdesk und der Zufriedenheit der Studierenden in den Studierendenbefragungen
- Spürbare Entlastung für Studienfachberatung, Studienbüro, Prüfungsmanagement und Erasmusfachkoordination
Projektdauer:
September 2015 - September 2016
Finanzierung:
Haushaltsmittel der Universität Leipzig
Partner:
- Global and European Studies Institute der UL,
- die Hochschulen des Erasmus Mundus Global Studies Konsortiums,
- Dezernat Akademische Verwaltung,
- Akademisches Auslandsamt (Stabstelle Internationales),
- Studentensekretariat der UL
Zielsetzung:
- Begleitung eines hoch komplexen internationalen Studienganges (M.A. Global Studies) im Prozess seiner vollständigen Integration in AlmaWeb.
- Dokumentation der notwendigen Schritte und der Anforderungen für die Umsetzung in allen Teilprojekten (Bewerbung/Zulassung, Semesterplanung/Moduleinschreibung, Prüfungsmanagement/Zeugnisdruck).
- Erkenntnisse und Vorschläge für eine stabile personelle Absicherung der akademischen Verwaltung der internationalen Studiengänge in Alma Web.
Aktivitäten:
- Auftaktworkshop
- Arbeit in den Teilprojekten Bewerbung/Zulassung, Semesterplanung/Moduleinschreibung, Prüfungsmanagement/Zeugnisdruck
- Konfiguration des neuen Auswahlverfahrens in AlmaWeb
- Modellierung der curricularen Anteile aller Partnerhochschulen des Erasmus Mundus Global Studies Konsortiums
- Konfiguration der Notensysteme und der Notenumrechnung für alle Partnerhochschulen des Erasmus Mundus Global Studies Konsortiums
- Rollen- und Rechtebündelung (Studienkoordination, Semesterplanung und Prüfungsmanagement) für die akademische Verwaltung der internationalen Studiengänge in AlmaWeb
- Erstellung und Erprobung einer Transkript-Vorlage auf Lehrveranstaltungsebene
- Auswertungsworkshop und Dokumentation der Ergebnisse
Ergebnisse:
- Vollständige Integration des komplexesten internationalen Studienganges der Fakultät in AlmaWeb
- Belastbare Daten für die Reakkreditierung des Studienganges M.A. Global Studies
- Erkenntnisse, Erfahrungen und Vorschläge für eine stabile personelle Absicherung der akademischen Verwaltung der internationalen Studiengänge der Fakultät in AlmaWeb
- Erkenntnisse und Erfahrungen für die Übertragung des Lehrangebots der Fakultät für Incomings in AlmaWeb
Project duration:
15/11/2020 – 14/11/2023
Financing:
This Project is funded with support of the European Commission within the Erasmus+ programme.
Partner:
- Moldova State University, REPUBLIC OF MOLDOVA – coordinator
- University of Montpellier, FRANCE
- Leipzig University, GERMANY
- University of Salamanca, SPAIN
- European Policy Development and Research Institute, Maribor, SLOVENIA (EPDRI)
- Central and Eastern European Network of Quality Assurance Agencies in Higher Education (CEENQA)
- Academy of Economic Studies Moldova, REPUBLIC OF MOLDOVA
- Balti State University, REPUBLIC OF MOLDOVA
- Cahul State University, REPUBLIC OF MOLDOVA
- Comrat State University, REPUBLIC OF MOLDOVA
- Academy of Music, Theatre and Fine Arts, REPUBLIC OF MOLDOVA
- University of Political and Economic European Studies, REPUBLIC OF MOLDOVA
- National Agency for Quality Assurance in Education and Research, REPUBLIC OF MOLDOVA
- Ministry of Education, Culture and Research of the Republic of Moldova, REPUBLIC OF MOLDOVA
Goal settings:
This project aims at a thorough exchange on best practices both on the academic and the institutional levels in the field of quality assurance within the European Higher Education Area. One of the main goals of the project is to support the Moldovan Higher Education Institutions in their efforts to enhance the quality management and to build a new system of institutional accreditation.
The most important specific objectives are
- to promote and strengthen the quality assurance culture in Moldova and to build national consensus of the key-actors
- to develop and advance a national legislative framework and stimulate regulatory changes on quality assurance in HEIs
- to enhance the quality assurance management of HEIs in Moldova through international institutional accreditation
- to build the institutional capacities of HEIs in Moldova for efficient and effective implementation of quality assurance reform
Activities:
- Consortium meetings
- Country workshops on QA development
- Elaboration and adoption of QA tools: recommendations for reforming the national methodology on institutional QA accreditation; amendments to the Code of Education of the Republic of Moldova; adoption and publishing of evaluation procedures for accreditation of joint programs; translation, publishing of the institutional QA external evaluation guide
- Study visits on UQA strategy development: University of Montpellier/FRANCE, University of Salamanca /SPAIN, Leipzig University / GERMANY
- Training seminars on QA development and international institutional accreditation
- Developing the applications for international institutional accreditation
- Training seminars for university staff on institutional QA implementation
- Elaboration of the Action Plan following the external evaluation reports on institutional accreditation
- Elaboration of monitoring & evaluation manual
- Elaboration of advisory recommendations
- International institutional accreditation of the Moldovan universities
- Launching and concluding conferences
- Mass-media and institutional dissemination events
Results:
European level:
- exchange and mutual learning within the QFORTE-Consortium on various forms of institutional accreditation within the European Higher Education Area
- exchange and reflections within the HEIs of the QFORTE-Consortium on best practices, benefits and challenges of various quality assurance instruments
National level:
- recommendations for reforming the national Methodology on institutional QA accreditation
- developed amendments to the Code of Education of the Republic of Moldova
- developed evaluation procedures for accreditation of joint programs
- developed QA Institutional External Evaluation Guide
University level:
- strategies for QA development elaborated and adopted at each Moldovan HEI of the consortium
- QA manuals modernized at each Moldovan HEI involved in the project
- action plans for further QA consolidation elaborated after passing the international accreditation (sustainability of the project)
- the methodology of external institutional QA evaluation of HEIs applied
- active online platform for institutional QA external evaluation
Society:
- enhancement of the QA culture
- national consensus of the key-actors
- advancement of the national legislative framework on QA in Moldova;
- enhanced QA management of HEIs in Moldova through international institutional accreditation
Projektdauer:
2020 - 2021
Finanzierung:
Haushaltsmittel der Universität Leipzig
Partner:
- Zentrale Studienkoordination des Dezernats Akademische Verwaltung
Zielsetzung:
Die Transkripte und Notenübersichten, welche durch das Prüfungsmanagement der Fakultäten ausgegeben werden konnten, enthielten nur die Modultitel und die Modulnote. Gerade in den Modulen der Geistes- und Sozialwissenschaften bestehen Module jedoch aus diversen Lehrveranstaltungen, die thematisch stark voneinander abweichen und sich jedes Semester unterscheiden. Eine Dokumentation der tatsächlich belegten Inhalte war somit nicht möglich.
Besonders für Bewerbungen auf dem Arbeitsmarkt bzw. für ein weiterführendes Studium oder einen Studiengangwechsel mussten Studierende dazu auf improvisierte und selbsterstellte Übersichten zurückgreifen, die jedoch kein offizielles Dokument darstellen. Dieser Umstand sollte behoben werden, indem die Transkripte auch die Informationen auf der Lehrveranstaltungsebene ausgeben.
Aktivitäten:
-
Treffen und Workshops mit dem Studienbüro und der zentralen Studienkoordination
-
Sammlung von benötigten Informationen für die Transkripte
-
Anpassung der Darstellung aller Lehrveranstaltungen der vergangenen Jahre in AlmaWeb für eine optimale Ausgabe
-
Programmierung der Vorlagen in AlmaWeb
-
Abschluss- und Auswertungstreffen
Ergebnisse:
- Die Möglichkeit zur Ausgabe der Transkripte auf Lehrveranstaltungsebene durch das Prüfungsmanagement der Fakultät
- Ein Transkript als offizielles Dokument für Studierende für Bewerbung und Anerkennung an anderen Hochschulen
- Schaffung der Voraussetzung für die Verwaltung von Incoming-Studierenden in AlmaWeb
Projektdauer:
2021 -
Finanzierung:
Haushaltsmittel der Universität Leipzig
Partner:
- Zentrale Studienkoordination des Dezernats Akademische Verwaltung
- ERASMUS-Fachkoordinationen der Institute
Zielsetzung:
Austauschstudierende anderer Universitäten aus dem Ausland haben in der Vergangenheit immer eine spezielle Rolle eingenommen. Da es keine einheitlichen Vorgaben gibt, hat sich die Organisation des Semesters für Austauschstudierende stets schwierig gestaltet.
Auch auf administrativer Ebene war die Verwaltung von Austauschstudierenden mit sehr viel Aufwand verbunden. Studierende konnten nicht digital eingeschrieben werden und haben somit keine offizielle Teilnahme an Modulen und Lehrveranstaltungen nachweisen können. Austauschstudierende mussten alle Leistungen und Teilnahmen mit Laufzetteln sammeln und am ende ihres Aufenthaltes händisch einen Leistungsnachweis erstellen lassen.
Ziel des Projektes ist es, dass sich Austauschstudierende zukünftig selbst digital in die Module und Lehrveranstaltungen der Studiengänge einschreiben können. Somit nehmen sie als reguläre Studierende an den Veranstaltungen teil. Noten können in AlmaWeb verbucht werden und am Ende des Aufenthaltes das digitale Transcript of Records für die Heimatuniversität erstellt werden.
Als Pilotprojekt wurde das Vorhaben vorerst nur an der Fakultät für Sozialwissenschaft und Philosophie erprobt. Ziel ist es, dass zukünftig auch andere Fakultäten teilnehmen und Studierende sich interfakultär in Module und Lehrveranstaltungen digital selbst einschreiben können.
Aktivitäten:
- Treffen und Workshops mit dem Studienbüro, den ERASMUS-Fachkoordinator:innen der Institute und der zentralen Studienkoordination
- Erstellung eines Kataloges von Modulen, die für Austauschstudierende geöffnet sind
- Modellierung der Vorlagen und Module in AlmaWeb
- Erste Pilotphase mit Austauschstudierenden der Fakultät im Wintersemester 2022/23
- Geplant: Auswertungstreffen und Projektweiterführung mit der Stabsstelle Internationales und anderen Fakultäten
Ergebnisse:
- Durch die Unterstützung des Helpdesk der Fakultät konnten die Austauschstudierenden vor Semesterstart umfangreich unterstütz werden. Dadurch konnten sich die Studierenden komplett selbständig während der Moduleinschreibung in die Module einschreiben und zu den Prüfungen anmelden.
- Durch das neue Verfahren und gefestigte Strukturen wurde die Semestervorbereitung für Austauschstudierende deutlich erleichtert und die Möglichkeiten transparenter gemacht.
- Die Daten werden nun gemeinsam mit den Anmeldedaten der Leipziger Studierenden in Tool und AlmaWeb verwaltet.
- Am Ende des Pilotsemesters kann das Prüfungsmanagement die Transkripte aus AlmaWeb generieren und den Studierenden für ihre Heimatuniversität zukommen lassen.